직장인의 업무 보고 꿀팁

직장에서의 업무는 지시와 보고를 통해 이루어진다. 상사의 지시를 정확히 이해하지 못하고 업무를 수행하면 나중에 상사가 지시한 의도와 달라서 처음부터 다시 해야 하는 상황이 발생할 수 있다. 또한, 보고가 필요한 시점에 보고하지 못하거나 결론이 없는 보고서를 작성한다면 실패한 보고라고 할 수 있다. 이러한 사태를 예방하기 위해 업무보고를 잘하는 요령에 대해 알아보자.

업무보고 꿀팁

1. 상사의 지시가 잘 이해되지 않는다면 질문해야 한다. 상사의 지시가 모호하고 완벽하지 않을 수 있으나, 핀잔을 듣는 것이 두려워 지시사항을 추측하여 진행하다 보면 상사의 지시와는 다른 결과물이 나올 수 있다. 따라서 이해가 되지 않는다면 반드시 질문하여 이해한 상태에서 진행하도록 한다.

2. 상사의 지시를 정확히 파악하여 업무가 순조롭게 진행이 되고 있고 해도 중간 진행 상황을 보고하는 것이 좋다. 특히 장기간에 걸쳐 진행되는 프로젝트의 경우 처음의 의도와는 다른 방향으로 진행이 되거나 지시받은 당시와 상황이 바뀔 수 있으므로 중간보고를 통해 흐름과 방향을 확인하고 진행하도록 한다.

3. 상사에게 "그래서 요점이 뭐죠?"라는 질문을 받는다면 그 보고는 잘못된 보고이다. 보고는 전달하고자 하는 내용이 분명하고, 명확한 결론이 있어야 한다. 핵심을 먼저 전달하고, 근거와 예시를 통해 효과적으로 전달해야 한다.

4. 보고할 때는 객관적인 사실과 본인의 의견을 구분하여 보고해야 한다. 객관적인 사실만 있는 보고는 보고서라고 할 수 없으며, 자신의 주관을 사실인 것처럼 보고하는 행동은 상사의 판단을 흐르게 할 수 있다. 객관적인 사실과 주관을 구분하여 주관적인 생각을 말할 때는 "제 생각으로는"이라고 덧붙여 의견을 제시한다.

5. 서면 보고 시 정한 기간보다 여유 있게 보고하는 것이 좋다. 상사가 자료를 검토할 시간이 필요하므로 2~3일 전에 미리 보고하여 상사의 피드백을 반영할 수 있는 시간적 여유를 두어야 한다.

구두보고와 서면보고

1. 구두 보고를 해도 되는 경우는 일상 업무의 진행 상황을 보고할 때, 시급한 사안일 때, 개괄 조사를 마쳤을 때, 업무 방향이나 일정을 조율해야 할 때, 문서로 남기기 전이다.

2. 서면 보고를 해야 하는 경우는 문서로 보고하라는 지시를 받았을 때, 내용 중 책임소재를 분명히 해야 할 때, 회람, 보관, 기록을 해야 할 때, 숫자나 자표가 필요한 보고일 때이다.