비지니스 화상회의 에티켓

코로나 19로 비대면 문화가 확산하면서 비즈니스 환경도 큰 변화를 맞았다. 재택근무와 하이브리드 워크(시간과 공간에 대한 제약 없이 자유롭게 선택하여 탄력적으로 일하는 것) 등 비대면 근무 형태가 등장했다. 대면회의는 화상회의로 변화했고, 화상회의에서도 지켜야 할 예절이 있다. 화상회의 시 지켜야 할 예절에 대해 알아보자.

화상회의 매너 꿀팁

1. 대면회의 시 일반적으로 약속된 회의 시간보다 일찍 회의장에 입장한다. 화상회의도 대면회의와 마찬가지로 정시에 회를 시작할 수 있도록 최소 5분 전에는 대화방에 입장하여 화면과 오디오를 테스트한 후 대기하도록 한다.

2. 화상회의 시 본인의 모습을 보여주는 것이 불편해 카메라를 끈 경우가 있다. 하지만 이러한 행동은 회의에 적극적으로 참여하고 있지 않다는 인상을 줄 수 있다. 화면을 통해 본인이 회의에 집중하고 있다는 것을 보여준다.

3. 화상회의 화면으로 보이는 주변 환경이 지저분하면 회의에 집중하기 어려울 수 있으므로 화면에 노출되는 환경을 미리 정리해 주어야 한다. 정리하기 어려운 상황이라면 화상회의 플랫폼에서 제공하는 가상 배경을 활용하는 방법이 있다.

4. 재택근무 시 복장은 자유이지만 화상회의 공적인 이슈를 논하는 자리이므로 대면회의와 마찬가지로 최소한의 복장 예절을 갖추어야 한다. 단정한 복장과 헤어스타일 등으로 회의에 임하시기를 바란다.

5. 화상회의는 여러 사람이 동시에 발언하는 경우가 발생할 수 있으며 이로 인해 혼란스러워질 수 있다. 진행자의 지시에 따라 발언하거나 발언 전 손을 들어 발언 의사를 표시하는 것이 좋다.

6. 주변의 소음이 전달될 것 같다면 화상회의 툴의 음소거 기능을 활용하는 것을 추천한다. 다른 사람이 발언하는 중 예상치 못한 잡음이 발생해 회의에 피해를 줄 수 있으므로 이러한 경우 음소거 기능을 활용할 수 있다. 단, 본인이 발언할 때는 마이크가 꺼져 있지 않은지 반드시 확인하고 발언하도록 한다.

7. 화상회의 시 본인의 발언 순서가 아니라고 해서 휴대폰을 보거나 이메일을 확인하는 경우가 있다. 이러한 행동은 다른 직원들의 눈에 띄며 회의에 집중하지 않고 있다는 인상을 주게 된다. 회의를 진행하는 동안에는 다른 업무를 하지 않고 회의에만 집중한다.

회의에서 발언 시 주의사항

1. 발언의 내용은 주제에서 벗어나지 않아야 한다.

2. 누구나 알아들을 수 있도록 정확하고 또렷한 목소리로 말한다.

3. 혼자서 오랫동안 발언 발언하지 않도록 한다.

4. 다른 사람의 말을 가로막거나 중단시키는 행위는 삼가야 한다.

5. 논리나 근거를 바탕으로 간결하고 알기 쉽게 말한다.