직장인의 문서 작성에 대해 알아보자.

문서 작성

직장인의 업무에서 큰 비중을 차지하는 일 중 하나로 '문서 작성'을 들 수 있다. 일일보고, 주간보고, 월간보고뿐만 아니라 기획서, 회의록, 이메일 등 다양한 방식으로 문서를 작성한다. 문서를 통해 의사를 구체적으로 표현하고, 명확하게 전달할 수 있으며, 결정된 사항을 오랫동안 보존하여 필요한 경우 언제든 참고자료로 활용할 수 있다. 평소 글쓰기에 어려움을 느끼는 직장인이라면 이러한 문서 작성이 쉽지 않을 것이다. 직장인을 위한 비즈니스 문서 작성법에 대해 알아보자.

공문서 작성법

공문서는 대내외적인 공무 집행을 위해 작성하는 문서를 뜻한다. 정부의 문서 양식을 수용해 사용하고 있는 형태를 디고 있으며, 일반적인 비즈니스 문서와 달리 엄격한 격식을 갖추고 있다. 문서 양식과 작성 방법이 정해져 있으므로 이를 유의해서 작성해야 한다.

 

제목을 통해 문서 전체의 내용이나 문서 작성의 취지 및 성격을 파악할 수 있어야 한다. 본문의 핵심 내용을 함축적으로 작성하고, 제목에 보고, 의뢰, 통지, 대책, 개최, 조사, 회신, 신청, 요청, 알림 등의 결구를 붙여 제목만으로 어떤 목적의 문서인지 알 수 있도록 작성한다.

보고서 작성법

보고서는 목적에 따라 구분되며 상대방을 설득하고자 하는 목적을 가진 제안서와 기획서, 사실의 공유를 목적으로 하는 회의록과 동향 분석, 결과 보고서 등이 있다. 목적에 따라 보고서의 작성 방법에 차이가 있으므로 이를 파악해 목적에 맞는 보고서를 작성하도록 한다.

 

제안서와 기획서는 문제 해결 또는 목적 달성을 위한 방법을 제안하는 문서로 작성자의 주장과 이를 뒷받침할 만한 충분한 근거가 포함되어야 한다. 해당 주장을 하는 목적이나 배경에 대한 설명과 기대효과, 구체적인 실행방안, 의사결정을 위해 필요한 사항 등의 구조로 작성할 수 있다.

 

사실을 공유하고자 하는 목적의 회의록과 동향 분석, 실적 보고서, 결과 보고서 등의 문서에는 사실뿐만 아니라 작성자의 의견을 포함하여 작성해야 한다. 실적 및 결과 보고서를 예로 들면 결과 요약을 제시하고, 결과에 대한 상세 내용, 원인 분석, 시사점과 개선방안 등의 구조로 작성할 수 있다.

 

보고서는 보고 대상과 의도를 파악하고 작성할 때 효과적으로 작성할 수 있다. 보고서는 수신자의 해석에 의해 완성이 되는 문서이므로, 보고 받는 사람의 프로젝트 내 역할과 직책, 보유하고 있는 배경지식을 파악하여 작성하도록 한다. 또한, 보고받는 사람이 알고자 하는 점이 무엇인지 질문하여 정확히 이해하고 작성할 때 의도한 방향에서 벗어나지 않는 보고서를 작성할 수 있다.

 

의사결정권자는 하루에도 몇 차례의 보고를 받는다. 장황한 내용의 보고서는 핵심을 빠르게 파악하기 어려우며 상사로부터 "그래서 하고 싶은 말이 뭐예요?"라는 질문을 들을 수 있다. 결론을 먼저 제시하고, 근거와 사례를 덧붙이는 두괄식으로 작성하여 보고를 받는 사람의 집중력이 흐트러지기 전 핵심 메시지를 파악할 수 있도록 작성한다.

 

처음부터 보고서를 완벽하게 작성해야 한다는 생각을 버리고 완성 전 중간보고를 하는 것도 좋은 방법이다. 중간보고를 통해 다시 의도를 파악하고, 업무 지시 당시와 상황이 변했다면 이를 반영할 수 있다. 중간보고로 방향성을 확정하고, 상사로부터 피드백을 받는다면 반드시 이를 반영하여 작성하도록 한다.

 

보고서는 객관적인 자료를 바탕으로 작성해야 하며 수치와 표, 그래프 등을 활용해 설명할 때 설득력을 높일 수 있다. 보고서를 다 작성했다면 조사한 자료와 숫자의 단위나 표기가 정확한지 체크해 보아야 한다. 숫자의 단위나 표기를 잘못할 경우 개인뿐만 아니라 회사에 손실을 가져올 수 있으므로 주의하여 작성한다.

회의록 작성법

회의록은 회의에서 논의한 내용과 결과를 기록하는 사실 공유 목적의 문서로, 협업 과정에서 발생하는 업무 분담, 의사 결정 등의 내용을 공유합니다. 회의에 참석하지 않은 사람도 회의에서 어떤 결정이 이루어졌는지 파악하고, 추후 진행 상황을 이해할 수 있도록 꼼꼼히 작성해야 한다.

 

회의록은 회의 내용을 모두 작성하는 것이 아니다. 회의의 내용을 요약하여 회의 내용, 합의한 내용, 추후 진행 상황 등의 핵심사항을 바탕으로 2매 이내로 간략히 작성하도록 한다.

 

회의의 내용은 바로 메모를 하고, 녹음을 하는 것도 좋은 방법이다. 회의를 마치고 녹음된 파일을 다시 청취하며 회의록을 작성한다면 메모하며 놓쳤던 내용도 파악할 수 있다.

 

회의 이후 각자의 역할을 정리해야 한다. 이를 정확히 정리하지 않으면 업무를 미루게 되고, 정해진 기한까지 업무를 완수하지 못하는 결과가 발생할 수 있다. 따라서 회의에서 정한 각자의 역할을 반드시 작성하도록 한다.

 

회의록을 공유하기 전, 회의에 참석했던 동료 또는 상사에게 검토를 받는 것을 추천한다. 누락된 사항이 없는지, 내용은 정확한지, 맞춤법이 틀리지는 않았는지 1차 검토를 받은 후 회의록을 제공할 때 정확성을 높일 수 있다.

 

회의록은 가능한 빠른 시간 내에 공유하는 것이 좋다. 이를 통해 회의 참석자와 참석하지 않은 업무 관련자들이 회의에서 결정된 내용을 파악하고, 잘못된 내용이 있을 시 수정할 수 있다. 또한 결정된 사항에 있어 각자의 역할을 빠르게 파악하고, 정해진 기간 내에 업무를 수행해야 하므로 회의록은 회의를 마치고 늦어도 하루 이내에 공유하도록 한다.